Построение системы управления дебиторской задолженностью в логистической компании

 

Клиент

Логистическая компания занимается перевозками личных вещей, а также организацией офисных переездов.

Клиентская база насчитывает около 250 организаций, сотрудники которых периодически нуждаются в перевозке своих вещей по стране и за рубеж; около 30 клиентов, пользующихся услугой организации офисных переездов; а также более 150 частных лиц.

Штат Компании включает 30 человек, в том числе трех сотрудников бухгалтерии.

 

Проблема / постановка задачи

В пик сезона переездов (июль-август) несмотря на значительный объем заключенных сделок, Компания ощутила острую нехватку денежных средств для расчетов с кредиторами и своевременной выплаты заработной платы. Были приняты экстренные меры по займу средств у учредителей.

Руководство Компании осознало необходимость управления дебиторской задолженностью, и проект был запущен.

 

Выполненные работы

В ходе проекта были проведены:

1. Диагностика состояния дебиторской задолженности:

  • Выявлены причины роста дебиторской задолженности:
    • оказание услуг «на доверии» - до заключения договора, без предоплаты;
    • несвоевременное выставление счетов после заключения договора (задержка достигала 8 месяцев);
    • отсутствие процедуры отслеживания доставки документов клиенту (доставка осуществлялась с помощью курьерской службы и водителей Компании);
    • отсутствие мероприятий по контролю своевременной оплаты счетов;
    • несоблюдение условий договора о пенях и штрафах – эти меры были сформулированы в договоре, но никогда не применялись на практике;
    • обязанность отслеживать своевременную оплату счетов не была возложена на ни отдел продаж, ни на бухгалтерию.
  • Дебиторы Компании классифицированы по величине и сроку дебиторской задолженности.

2. Разработаны меры по управлению дебиторской задолженностью для каждой группы дебиторов:

  • действия (официального и неофициального характера) по контролю оплаты счетов для каждой группы дебиторов;
  • методы стимулирования, поощрения и выгодных предложений для Клиентов, своевременно оплачивающих счета.

3. Описан бизнес-процесс выставления и обработки счетов, отвечающий целям Компании по управлению дебиторской задолженностью.

4. Бизнес-решение интегрировано в систему отчетности и информационную систему Компании на базе MS Outlook и MS Excel.

 

Длительность проекта составила около 1,5 месяцев. Сопровождение проекта проводилось в течение 3 последующих месяцев.

 

 

Основные результаты

1. Результаты проекта через 1 месяц после внедрения:

  • уменьшение доли дебиторской задолженности в выручке с 20% до 8-10%;
  • устранение необходимости в займах учредителей. На расчетном счете достаточно средств для своевременной оплаты счетов кредиторов и заработной платы;
  • мотивация и чувство значимости сотрудников бухгалтерии повысились.

2. Результаты проекта через 3 месяца после внедрения:

  • полное погашение дебиторской задолженности двухлетней давности;
  • поддержка комфортного уровня денежных средств на расчетном счете;
  • получение ответных благодарственных писем от клиентов Компании за сотрудничество и высокий уровень сервиса.

...к портфолио ABS Group arred