Формализация бизнес-процессов

Описание решаемой проблемы

Бизнес-процессы есть во всех организациях. Независимо от того, занимаемся ли мы осознанным управлением бизнес-процессами или даже не знаем такого понятия.

Бизнес-процесс – это устоявшаяся последовательность действий для получения конечного полезного результата. Рынок платит компании именно за этот результат.

Нередко процессы выполняются интуитивно. При этом разные исполнители выполняют одни и те же процессы по-разному. При пересечении границ функциональных подразделений бизнес-процессы испытывают сложности, обусловленные функциональной обособленностью отделов и департаментов.

Это приводит ко многим проблемам:

непрозрачности организации,
пассивному среднему управленческому персоналу,
конфликтам,
невоспроизводимости результатов,
возможности злоупотреблений,
потерям времени и ресурсов,
потерям клиентов,
провоцированию социальной лени и, как следствие всего перечисленного,
слабой управляемости, низкой эффективности и высокому риску деятельности организации.

Задача описания бизнес-процессов в устах разных руководителей может иметь разные формулировки:

«Навести порядок в … (бизнесе, проектах, продажах, …)», «прописать инструкции»
«Автопилот», «четкость», «эффективность», «регулярный менеджмент»
«Описать / формализовать / внедрить бизнес-процессы»
…

Хорошим решением и дальнейшим развитием организации, руководители которой почувствовали что-то перечисленное выше, будет внедрение процессного подхода.

Процессный подход - это не столько рисование процессов и написание регламентов, сколько смена мышления с функционального обособления:

«Я делаю однотипные операции и отвечаю только за пуговицы»

на процессное мышление взаимной обязательности:

«Мы все клиенты и поставщики друг другу и обмениваемся ясно оговоренными результатами, персонально отвечая за эти результаты. МЫ НЕ ПРИНИМАЕМ БРАК, НЕ ДЕЛАЕМ БРАК И НЕ ПЕРЕДАЕМ БРАК».

Чувствуете разницу? А нотации моделирования, схемы процессов, формы, таблицы, показатели, регламенты – это инструменты. Без трансформации идеологии они просто не будут востребованы. Но и без них не получится.

Содержание услуги

Внедрение процессного подхода и формализация бизнес-процессов могут быть проведены как во всей организации, так и в ее отдельной части или в отношении определенных процессов, например:

процесс выполнения клиентского заказа
основной производственный процесс
процесс отслеживания поручений Генерального директора
процессы управления проектами
процесс нормирования производственных запасов и т. д.

Основные этапы такого проекта:

1. Организационная диагностика и оценка степени зрелости бизнес-процессов

анализ действующих бизнес-процессов
оценка степени зрелости бизнес-процессов
выявление основных проблем бизнес-процессов и определение путей их улучшения.

2. Определение подхода к выполнению проекта

Возможны два (вполне сочетаемых друг с другом) подхода:

(1) «Силами консультантов», которые интервьюируют сотрудников и разрабатывают документы:

Можно применить любую нотацию, в т.ч. «сложную».
Работа легче организуется, меньше конфликтов на начальной стадии.
Коллектив меньше «отвлекается» (что, вообще говоря, плохо).

Этот подход лучше, когда порядок в организации в принципе есть, но необходимо разработать новый, неизвестный коллективу процесс (принести знание).

Подробное описание проекта с подходом «Силами консультантов» см. в нашем портфолио.

(2) «Силами участников БП»: организация разработки и описания процессов группами сотрудников компании:

Используются знания многих.
Возможность обсудить и договориться.
Информированность и вовлечение.
Все – соавторы. Меньший саботаж.
Побочные эффекты (командообразование, выявление лидеров, группировок, саботажников, лояльных и т.д.).

Этот подход лучше, когда организация уже как-то работает, и стоит задача изменения мышления и наведения порядка для дальнейшего развития.

По сути, это конструирование бизнес-процессов и всех сопутствующих решений силами самих сотрудников при методическом сопровождении консультантами.

Подробное описание проекта с подходом «Силами участников БП» см. в нашем портфолио.

3. Определение объема работ и планирование проекта

4. Формализация (описание) бизнес-процессов

Построение стратегической процессной модели.
Разработка реестра бизнес-процессов и матрицы ответственности.
Организация разработки бизнес-процессов и соответствующей регламентной базы в рамках выбранного подхода.

5. Внедрение организационных изменений

Планирование и подготовка организационных преобразований.
Формальное введение изменений в действие.
Сопровождение организационных изменений.

Что получает клиент

Внедрение процессного подхода и формализация бизнес-процессов в организации позволяет получить следующие полезные результаты:

Управленческая прибыль: снижение потерь времени и ресурсов.
Снижение доли неудовлетворительных результатов процессов и, как следствие, рост удовлетворенности клиентов (т. е. пользователей результатов).
Информационная прозрачность, согласованность, управляемость и повышение пропускной способности сети бизнес-процессов, независимость процессов организации от конкретных сотрудников, снижение требований к набираемому персоналу.
Формализованные процессы являются базой для дальнейших улучшений, как самой системы процессов, так и других подсистем управления:
- На базе результатов этого проекта (т.е. созданного интеллектуального актива) можно постепенно и адресно отлаживать процессы и управление ими с помощью ограниченных изменений, не занимаясь «революциями».
- На описанных бизнес-процессах основываются система регулярного менеджмента и система менеджмента качества, аудит и сертификация по стандартам ISO 9000.

К анализу и оптимизации бизнес-процессов привлекаются их непосредственные участники. Появляется возможность выявить проблемы, обсудить, договориться и найти решения в ходе коллективной работы над процессами. Эта работа также дает командообразующий эффект.

Подробное описание проекта с подходом «Силами участников БП» см. в нашем портфолио.

Подробное описание проекта с подходом «Силами консультантов» см. в нашем портфолио.

Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».

Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

к диагностике

Для принятия решений:

Опыт ABS Group в области диагностики и оптимизации систем управления

Политика ABS Group при проведении консультационных проектов

Для сведения:

Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.

Процессы и Система управления