Организационная диагностика системы управления маргаринового завода

Клиент

Региональный Маргариновый завод, созданный в начале семидесятых годов. Завод снабжает масложировой продукцией полумиллионный город и ближайшие районы.

Выпускаются маргарины различных марок и фасовок, майонезы, горчицы. Производится рафинированное и нерафинированное подсолнечное масло.

Проблема / постановка задачи

Завод столкнулся с рядом проблем, которые, с одной стороны, начали тормозить его развитие, а с другой – создавать угрозы стратегического характера.
Система управления, сформированная в советское время, подвергалась традиционным «постепенным» изменениям. В разное время в структуре Завода появились финансовая служба, отдел сбыта, служба маркетинга. Были введены должности соответствующих заместителей Генерального директора. При этом все положения и должностные инструкции разрабатывались в разное время, разными людьми, никогда между собой не согласовывались и далеко не всегда утверждались в официальном порядке.

Все это привело к постоянным конфликтам в среде высшего менеджмента, запутанности управления и в то же время в его неэффективности. Далеко не все приказы Генерального директора выполнялись. В оргструктуре предприятия возникли «островки независимости» - отделы и должности, от которых было весьма затруднительно потребовать результативной работы.

Поскольку Завод создавался в начале семидесятых, а никакая систематическая работа по развитию кадрового потенциала не велась, руководство вдруг осознало, что «через 5 лет 60% персонала достигнут пенсионного возраста», и Завод встанет только по одной этой причине.

Были и другие проблемы.

Генеральный директор Завода поставил задачу выявить причины сложившейся ситуации, определить пути реструктуризации системы управления Завода, обозначить направления активизации развития предприятия.

Выполненные работы

Логика проектных исследований представлена на рисунке.

В ходе проекта были проведены следующие работы:

1. Разработка методологии исследования. Для этого:

• Изучена специфика деятельности Завода: проведен предварительный сбор информации о масложировой отрасли и положении Завода рынке.
• Проведено предварительное изучение внутренней среды Завода.
• Систематизированы приоритеты владельцев и руководства.
• Определен состав требований, предъявляемых спецификой ситуации к системе управления Компании.
• Ориентировочно-поисковая диагностика, в ходе которой проводились интервью с высшим и средним управленчеким персоналом Компании. Результатом этапа явился предварительный перечень проблем, имеющих место в системе управления Компании, и служащий для разработки гипотез дальнейшего исследования.

2. Диагностика системы управления Завода.

• Опрос всего среднего управленческого персонала Компании. В результате проведения этапа была изучена организационно-управленческая среда Компании и собран материал (статистика, результаты глубинных интервью), позволяющий разработать полный перечень проблем.
• Изучение действующей регламентной базы Завода на предмет несоответствий, дублирования функций, перекрытия сфер ответственности, неясной / двойной подотчетности и иных предпосылок управленческих проблем.

3. Обработка результатов исследования

• Статистический анализ результатов опроса персонала, фильтрация неоткровенных ответов.

См. примеры: проблемы, связанные с регламентацией деятельности;

проблемы, связанные с коммуникациями и информационным обменом.  

Всего был проведен анализ 12 таких «объектов».

• Формулирование проблем и их группировки по подсистемам (объектам) управления.
• Установление причинно-следственных связей выявленных проблем.

• Выявление основных очагов конфликтов на Заводе и выявление их причин.
• Комплексное представление существующей системы управления.

• Выявление рисков, которым подвергается Завод вследствие сложившейся практики управления.
• Выявление областей в системе управления, воздействие на которые даст системный результат, устраняя причины проблемных цепочек.

4. Разработка концепции Программы активизации развития Завода.

• Определение состава проектов развития.
• Увязка проектов в программу активизации развития Завода.

Длительность выполнения работ составила 3 месяца.

Основные результаты

1. Исследован ряд важнейших характеристик системы управления. Выявлено 45 проблем управления в 12 функциональных сферах Завода. Выявленные проблемы сгруппированы в причинно-следственные цепочки, выявлены «корневые» причины, разработан план мероприятий по преодолению проблем.

2. Создана комплексная картина существующей системы управления. Стало очевидно, что Завод является не «кораблем», а «эскадрой лодок», пока что плывущих вместе, но местами преследующих свои интересы.

3. Выявлены подразделения, вокруг которых группируются конфликты.

4. Стало ясно, что несогласованность регламентной базы (в частности, положений о Заместителях Генерального директора) неизбежно «программирует» конфликт заместителей в части доступа к финансово-экономической информации Завода и сферы полномочий.

5. Произошло хотя и болезненное, но весьма полезное прозрение руководства. Генеральный директор получил объективный взгляд со стороны на созданную им систему управления. Хотя ему было весьма непросто принять эту информацию, консультанты почувствовали его чисто человеческую благодарность. В конце концов, мы знаем, что Генеральные директора – это весьма одинокие люди.

6. Руководство Завода получило ясное понимание, что предстоит делать для нормализации ситуация и переламывания сложившихся негативных тенденций (см. здесь).

...к портфолио ABS Group