Система управления проектами

Этапы построения КСУП

 

Сразу заметим, что состав, последовательность и объем работ могут заметно различаться в зависимости от того, какова специфика организации. У крупной компании с многими региональными филиалами и у небольшой студии, занимающейся разработкой веб-сайтов, системы управления проектами будут очень разными.

Требования организации определят решения в области методологии, состава процессов, программного обеспечения, архитектуры и оргструктуры. И это сделает каждую КСУП уникальной. Есть очень много вариантов того, что специалисты называют «системой управления проектами».

В целом можно выделить следующие этапы построения КСУП.

 

Этап 1: Анализ проектной деятельности в компании и разработка концепции КСУП.

1.1 Организация работ по проекту:

  • определение состава и формирование рабочей группы из представителей ABS Group и Клиента;
  • проведение семинара по внедрению КСУП;
  • разработка календарного плана-графика и регламента проведения работ по проекту.

1.2 Анализ проектной деятельности:

  • краткое знакомство с системой управления компании;
  • исследование специфики проектной деятельности (инвентаризация проектов компании, изучение их специфики);
  • анализ процессов проектной деятельности;
  • анализ существующей организационной структуры по реализации и управлению проектами;
  • анализ документооборота по управлению проектами;
  • анализ существующей информационной системы управления проектами.

1.3 Разработка концепции КСУП:

Результатом проведения работ по 1 этапу является:

  • приказ о создании рабочей группы проекта;
  • план-график и регламент проведения работ по проекту;
  • цели и задачи КСУП;
  • требования к КСУП, организационные и технические интерфейсы;
  • базовая методология КСУП компании;
  • требования к управлению различными типами проектов;
  • реестр проектов;
  • отчеты с результатами анализа.

Этот этап является обязательным и имеет большое значение для достижения результатов проекта. От тщательности его выполнения зависит успех построения КСУП. Если диагностика будет проведена не в полном объеме, при выполнении последующих работ могут возникнуть серьезные проблемы, решение которых потребует дополнительных затрат времени, ресурсов,  может снизить качество работ.

 

Этап 2: Разработка КСУП.

2.1 Разработка бизнес-процессов КСУП:

  • разработка процессов инициирования проектов;
  • разработка процессов планирования проектов;
  • разработка процессов исполнения проектов;
  • разработка процессов контроля проектов;
  • разработка процессов завершения проектов;
  • разработка процессов управления портфелем проектов.

2.2 Разработка организационной структуры и распределения ответственности в КСУП:

  • выделение ролей, разработка схемы распределения ответственности и полномочий по управлению проектами;
  • разработка организационной структуры проектных групп;
  • разработка организационной структуры проектного офиса.

2.3 Разработка документооборота (информационного обмена) и форм документов КСУП:

  • разработка схемы документооборота КСУП;
  • разработка форм документов по организации и управлению проектом;
  • разработка регламента документооборота (информационного обмена).

2.4 Разработка механизмов взаимодействия КСУП с другими системами управления предприятием:

  • разработка механизмов взаимодействия КСУП с системой стратегического управления (ССтУ) и системой сбалансированных показателей (ССП/BSC);
  • разработка системы мотивации участников проектов;
  • разработка иных подсистем и интерфейсов КСУП.

2.5 Формализация принятых решений (роли, процессы, формы документов и т. д.) в регламентной базе КСУП.

Результатами 2 этапа являются:

  • схемы бизнес-процессов КСУП;
  • схемы оргструктуры проектных групп и проектного офиса;
  • схема распределения ответственности в КСУП;
  • схема документооборота КСУП;
  • формы документов по управлению проектами;
  • регламент документооборота (информационного обмена);
  • схемы взаимодействия КСУП с системой стратегического управления и системой сбалансированных показателей;
  • схема системы мотивации.

На этом этапе по результатам исследования организации и особенностей ее деятельности разрабатываются бизнес-процессы, организационная структура, определяются состав проектного офиса, роли и ответственность сотрудников,  порядок документооборота и формы документов. Большое внимание уделяется построению порядка взаимодействия системы управления проектами с другими подсистемами предприятия. Составляются схемы интеграции КСУП в систему управления предприятия.

 

Этап 3: Проведение пилотного проекта.

3.1 Проведение семинара по организации и управлению проектом:

  • обучение персонала;
  • распределение ролей;
  • настройка рабочих мест и разработка инструкций;
  • разработка шаблонов документов и форм отчетов по проекту.

3.2 Организация взаимодействия КСУП с существующими системами в компании.

3.3 Организация инициирования проекта.

3.4 Формирование проектной группы.

3.5 Организация разработки детальных планов по проекту.

3.6 Организация исполнения работ по проекту.

3.7 Организация контроля исполнения работ по проекту.

3.8 Организация завершения работ по проекту.

Результаты 3 этапа:

  • успешно проведенный пилотный проект;
  • обученные сотрудники;
  • распределение ролей.

Проведение пилотного проекта предполагает апробацию спроектированной КСУП на одном проекте. Этот этап является желательным для исполнения. По его окончании выявляются возможные недочеты, конфликты и проблемы при работе с новой КСУП. Далее происходит их анализ, выясняются причины появления и происходит устранение причин и негативных последствий. Когда КСУП отлажена и работы по проекту дают положительный результат, происходит развертывание КСУП на всю проектную деятельность. Если предусмотрена автоматизация внедренной системы, то проводятся работы по внедрению ИТ-составляющей.

 

Этап 4: Автоматизация КСУП (внедрение ИТ-составляющей).

4.1 Анализ потребностей и выбор ИТ-составляющей (программного обеспечения, ПО), наиболее полно отражающей бизнес-процессы в компании.

4.2 Разработка архитектуры КСУП.

4.3 Настройка модулей ПО в соответствии с разработанной архитектурой КСУП.

4.4 Настройка других систем, обеспечение целостного функционирования КСУП и ее интеграция в другие подсистемы предприятия.

4.5 Проведение практического семинара по обучению сотрудников компании работе с программным обеспечением.

Результатом 4 этапа является автоматизированная КСУП.

Этот этап нужен в тех случаях, когда она предусмотрена или необходима. Например, на крупных или средних предприятиях с большим количеством различных проектов. На микро- или малых предприятиях возможно обойтись без автоматизации, можно лишь упорядочить проектную деятельность: создать подходящую организационную структуру, распределить роли, наладить бизнес-процессы.

 

Этап 5: Полномасштабное внедрение КСУП.

5.1 Расширение КСУП на все проекты компании.

5.2 Продолжение обучения сотрудников компании.

5.3 Разработка концепции развития КСУП.

5.4 Сопровождение опытной эксплуатации КСУП.

Результатом 5 этапа является успешно функционирующая КСУП.

Это заключительный этап построения КСУП. Он предполагает завершение работ над проектом и начало самостоятельной работы персонала заказчика по реализации проектной деятельности.

 

 

Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».

Это бесплатно и ни к чему не обязывает. 

 

 

 

к построению КСУП arred

 

 

Для принятия решений:

Опыт ABS Group в области разработки оргмеханизмов

Политика ABS Group при проведении консультационных проектов

 

Для сведения:

Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.

В начало
© ABS Group, 2005-2024. Воспроизведение материалов сайта допускается при наличии активной ссылки на сайт ABS Group.